Política de Privacidad de FirstCare

FirstCare/Southwest Life and Health Insurance Company
 
SHA, L.L.C.
 
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
 
Fecha de Entrada en Vigor Original: 14 de abril de 2003
 
Versión 08152011
 
Para recibir este documento en español por favor llame al 1.800.829.6440.
 
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PODRÍA UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A LA MISMA.   POR FAVOR, REVÍSELO CON CUIDADO.
 
FirstCare/Southwest Life and Health Insurance Company (SWLH) proporciona cobertura y servicios de HMO y seguro de salud. Debemos recopilar información sobre usted para proporcionar estos servicios. FirstCare/SWLH sabe que la información que recopilamos sobre usted y su salud es privada. Recibimos información sobre usted de muchas fuentes, incluyendo, entre otros, su empleador, proveedores de atención médica, otras compañías de seguros y HMO, nuestro portal web de Internet, y otras fuentes. FirstCare/SWLH debe proteger esta información en virtud de la ley Federal y Estatal. Llamamos a esta información “información de salud protegida” o "PHI".
 
Este Aviso de Prácticas de Privacidad le informará cómo podría FirstCare/SWLH usar o divulgar su información. No se describirán todas las situaciones. FirstCare/SWLH debe brindarle un aviso de nuestras prácticas de privacidad sobre la información que recopilamos y mantenemos sobre usted. FirstCare/SWLH está obligada a seguir los términos del aviso actualmente vigente.
 
FirstCare/SWLH puede usar y revelar Información de Salud Protegida sin su autorización en estas situaciones:
  • Para tratamiento. FirstCare/SWLH puede usar o divulgar información a los proveedores de atención médica involucrados en su atención médica. Por ejemplo, la información puede ser compartida para crear y llevar a cabo un plan para su tratamiento.
  • Para el pago. Los Proveedores de Atención Médica nos envían las facturas ("reclamaciones") para el pago de los servicios prestados a usted bajo su cobertura de FirstCare/SWLH. En otra actividad de pago, enviamos las facturas a su empleador en base a su información de elegibilidad específica para recibir los pagos de las primas de su empleador, a cambio de la gestión de beneficios de salud para usted.
  • Para operaciones de atención médica. FirstCare/SWLH puede usar o divulgar información con el fin de administrar sus programas y actividades. Por ejemplo, FirstCare/SWLH puede utilizar su PHI para revisar la calidad de los servicios que recibe de los proveedores de salud.
  • Para las siguientes razones:
    • Cuando lo solicite una Autoridad de Salud Pública por ley o regulación (por ejemplo, para el cumplimiento de los requisitos de información de enfermedades contagiosas).
    • Para actividades de supervisión de salud. Las agencias de supervisión de salud Federales, Estatales y Locales, según lo autorizado por la ley, pueden requerir información para auditorías, investigaciones e inspecciones.
    • Según lo requerido por autoridades Federales, Estatales o locales. Esto puede incluir la divulgación a tribunales u organismos administrativos implicados en procedimientos judiciales o administrativos; a los funcionarios del gobierno para asuntos de seguridad nacional o para actividades militares o de veteranos; a instituciones correccionales, si usted es un recluso; a los directores de funerarias y examinadores médicos; a los programas de donación de órganos; a los padres o tutores en cumplimiento de las leyes de acceso parental del estado; a los funcionarios del gobierno que participan en operaciones de socorro; y, según se requiere para el cumplimiento de los programas de compensación de trabajadores.
    • Para Informes e Investigaciones de Abuso llevadas a cabo por autoridades legítimas (por ejemplo, para investigaciones sobre un posible abuso infantil o violencia doméstica).
    • Para programas de beneficios gubernamentales. Podemos usar y divulgar información para beneficios públicos según lo dispuesto en los programas patrocinados por el gobierno.
    • Para evitar daños. FirstCare/SWLH puede revelar su PHI a la policía con el fin de evitar una seria amenaza a su seguridad o la de otra persona, o la seguridad pública.
    • Para investigación actuarial, científica, médica o de política pública. FirstCare/SWLH utiliza la información para realizar estudios y desarrollar informes según lo solicitado, en ocasiones, por regulación o mandato legislativo. No obstante, estos informes no suelen identificar a personas específicas.
    • Divulgaciones a familiares, amigos y otras personas. En los momentos críticos, o a petición suya, FirstCare/SWLH puede revelar información a su familia o a otras personas involucradas en su atención médica. Usted tiene el derecho de oponerse a la divulgación de esta información.
    • Para propósitos de identificación y localización. FirstCare/SWLH puede revelar información para ayudar a las fuerzas de actuación policial a identificar un sospechoso o una persona desaparecida.
    • Para las investigaciones criminales. FirstCare/SWLH puede revelar información en respuesta a las peticiones de las fuerzas de actuación policial en relación con las investigaciones criminales.
    • Para promover el mantenimiento de la salud y el bienestar. FirstCare/SWLH puede utilizar la información a efectos de notificarle los beneficios o servicios de salud, o alternativas de tratamiento, que pueden ser de su interés.
    • Para los Patrocinadores del Plan que han cumplido con los requisitos de privacidad para recibir PHI o información sin identificación.
    • A efectos de notificaciones de filtración de datos. Podemos usar su información de contacto para proporcionar notificaciones legalmente requeridas de adquisición, acceso o divulgación no autorizada de su información médica.
Podemos enviarle un aviso directamente a usted o notificar al patrocinador de su plan a través del cual recibe cobertura. Restricciones de uso y de divulgación adicionales. Ciertas leyes federales y estatales pueden requerir protecciones de privacidad especiales que restringen el uso y la divulgación de cierta información de salud, incluyendo información altamente confidencial sobre usted. La “información altamente confidencial” puede incluir información confidencial en virtud de las leyes federales que rigen la información de abuso de alcohol y drogas y la información genética, así como las leyes estatales que a menudo protegen los siguientes tipos de información: VIH/SIDA; salud mental; pruebas genéticas; abuso de alcohol y drogas; información de salud reproductiva y de enfermedades de transmisión sexual; y abuso o abandono infantil o de adultos, incluyendo agresión sexual. Si el uso o divulgación de información médica descrita anteriormente en este aviso se encuentra prohibido o materialmente limitado por otras leyes que se aplican a nosotros, es nuestra intención cumplir con los requisitos de la ley más estricta.
 
NOTA: No vendemos, alquilamos, o divulgamos su PHI. Nosotros no comercializamos su PHI.
 
Otros usos y divulgaciones requieren su autorización por escrito. Para otras situaciones que no implican el tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o las otras situaciones específicas mencionadas anteriormente, FirstCare/SWLH le pedirá su autorización por escrito antes de divulgar información, y dicha autorización no podrá exceder los 24 meses desde la fecha de firma. Usted puede cancelar esta autorización por escrito en cualquier momento.  FirstCare/SWLH actuará sobre dicha cancelación tan pronto como sea posible (y en todo caso dentro de los 15 días siguientes a la recepción); sin embargo, FirstCare/SWLH no puede retirar ningún uso o divulgación ya realizado con su autorización.
 
Sus Derechos de Privacidad
  • Usted tiene el derecho de ver y obtener copias de sus registros. En la mayoría de los casos, usted tiene el derecho a obtener copias de sus registros. Debe realizar una solicitud por escrito enviando una carta al Administrador de Registros, FirstCare/SWLH, 1901 West Loop 289, Suite 9, Lubbock, TX 79407. Deberá incluir el pago de una tarifa de $10.00 por el costo de copiar y enviar por correo sus registros. Los registros serán un "conjunto designado de registros", lo que significa que hemos establecido un conjunto estándar de registros para todas las solicitudes de esta naturaleza. Si sus registros son extensos, podemos pedirle que pague los costos adicionales de copia y envío antes de proporcionar la información. No se incluirá información sobre reclamaciones o servicios de salud mental: tendrá que ponerse en contacto con su aseguradora de salud mental o proveedores de salud mental para obtener dicha información.
NOTA: FirstCare/SWLH es un pagador de reclamaciones de atención médica y sus "registros" consisten, en su gran mayoría, de información sobre reclamaciones. No creamos ni mantenemos "registros médicos", tales como los creados y mantenidos por los médicos, hospitales y otros proveedores de servicios médicos.  Para esos registros, tendrá que comunicarse con sus proveedores. Además, puede obtener muchos de los mismos registros de forma instantánea, sin costo alguno y de manera segura a través de nuestro Portal Web de Miembros de FirstCare/SWLH en www.firstcare.com. 
  • Derecho a solicitar a la corrección o actualización de sus registros. Usted puede pedirle a FirstCare/SWLH que cambie o añada datos faltantes a sus registros, si usted cree que existe un error. Usted debe hacer la solicitud por escrito y proporcionar una razón para su solicitud. Es poco probable que tengamos registros que requieran correcciones por parte del miembro. Tenemos el derecho a estar en desacuerdo con los cambios propuestos y estamos obligados a notificarle de las medidas que tomemos, sea a favor o en contra. Puesto que somos un pagador, y no un proveedor de servicios médicos, es poco probable que accedamos a cambios en los registros médicos que mantenemos. Por supuesto que realizaremos cambios en la dirección, número de teléfono o puntos similares, según corresponda, cuando sea notificado por su empleador.
  • Derecho a obtener una lista de las divulgaciones. Usted tiene derecho de solicitar a FirstCare/SWLH una lista de las divulgaciones de su PHI hechas después del 14 de abril de 2003. Usted debe hacer la solicitud por escrito. Esta lista no incluirá las veces que la información se divulgó para los servicios del plan de salud de rutina, que son "operaciones de tratamiento, pago o atención médica", como se señaló anteriormente. La lista no incluirá información proporcionada directamente a usted o su familia, o información que fue enviada con su autorización previa.
  • Derecho a solicitar restricciones en el uso o divulgación de su PHI. Usted tiene el derecho de pedir que FirstCare/SWLH limite cómo se usa o divulga su información. Debe hacer la solicitud por escrito e informarle a FirstCare/SWLH qué información desea limitar y a quién desea que se apliquen dichos límites. FirstCare/SWLH no está obligado a aceptar la restricción. Usted puede solicitar (por escrito o de manera verbal) que se terminen las restricciones.
  • Derecho a revocar el permiso. Si se le solicita, y usted ha firmado una autorización para permitir que FirstCare/SWLH use o divulgue información, puede cancelar dicha autorización en cualquier momento. Usted debe hacer la solicitud por escrito. Esto no afectará la información que ya ha sido divulgada de conformidad con su autorización.
  • Derecho a elegir cómo nos comunicamos con usted. Usted tiene el derecho de pedir que FirstCare/SWLH comparta información con usted en cierta forma o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede solicitar que FirstCare/SWLH envíe información a su dirección de trabajo y no a su casa. Debe hacer esta solicitud por escrito. Usted no tiene que explicar los motivos de su solicitud.
  • Derecho a presentar una queja. Usted tiene el derecho a presentar una queja si no está de acuerdo con la forma en que FirstCare/SWLH ha usado o divulgado información sobre usted.
  • Derecho a obtener una copia impresa de este aviso. Usted tiene el derecho de pedir una copia de este aviso en cualquier momento.
NOTA: NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE VALIDAR LA IDENTIDAD DE CUALQUIER PERSONA QUE REALICE CUALQUIERA DE LAS SOLICITUDES ANTERIORES, COMO UNA MEDIDA DE PROTECCIÓN ADICIONAL DE SU PHI.
 

Cómo ponerse en contacto con FirstCare/SWLH para revisar, corregir o limitar su Información de Salud Protegida (PHI)

Puede comunicarse con el Administrador de Registros o el Oficial de Privacidad de FirstCare/SWLH a la dirección indicada al final de este aviso con el fin de:
  • Pedir ver o recibir una copia de sus registros
  • Pedir corregir o cambiar sus registros
  • Pedir que se limite cómo se divulga su información
  • Pedir una lista de las veces que FirstCare/SWLH divulgó su información fuera de Tratamiento, Pago u Operaciones
  • Pedir cancelar su autorización
FirstCare/SWLH puede denegar su solicitud de ver, copiar o cambiar sus registros. Si FirstCare/SWLH deniega su solicitud, FirstCare/SWLH le enviará una carta informándole por qué se ha rechazado su solicitud y cómo puede solicitar una revisión de la denegación. También recibirá información sobre cómo presentar una queja con FirstCare/SWLH o con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU.
 

Cómo presentar una queja o informar un problema

Puede ponerse en contacto con cualquiera de las personas que figuran a continuación si desea presentar una queja o informar un problema con respecto a la forma en que FirstCare/SWLH ha usado o divulgado su información. Sus beneficios no se verán afectados por las quejas que realice. FirstCare/SWLH no puede tomar represalias contra usted por presentar una queja, cooperar en una investigación, o negarse a aceptar algo que usted cree que es ilegal.
 
FirstCare/Southwest Life & Health Insurance Company
 
Administrador de Registros
12940 N. Highway 183
Austin, TX 78750
Teléfono: 1.800.431.7737
Fax: 1.512.257.6016
Correo electrónico: compliance@firstcare.com

Oficina de Derechos Civiles, Región VI
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.
1301 Young Street, Suite 1169
Dallas, TX 75202
Teléfono:  214.767.4056
Fax: 214.767.0432
TDD: 214.767.8940
Correo electrónico: www.hhs.gov/ocr


Para más información
 
Si usted tiene alguna pregunta acerca de este aviso o necesita más información, póngase en contacto con el Oficial de Privacidad de FirstCare/SWLH.  Para recibir este documento en español por favor llame al 1-800-829-6440.
 
FirstCare/Southwest Life & Health Insurance Company
Oficial de Privacidad
12940 N. Highway 183
Austin, TX 78750
Teléfono: 1.800.431.7737
Fax: 1.512.257.6016
 
En el futuro, FirstCare/SWLH puede cambiar su Aviso de Prácticas de Privacidad y hacer efectivos los cambios de dicho momento en adelante. Se proporcionará una copia de la nueva notificación a cada persona inscrita en FirstCare/SWLH, según lo requiere la ley. La versión más actualizada de este aviso siempre estará publicada en nuestro sitio web.  Usted puede solicitar una copia de la notificación actual en cualquier momento llamando al Servicio de Atención al Cliente al 1-800-829-6440, o puede obtenerlo en línea en www.firstcare.com.


AVISO DE PRIVACIDAD DE INFORMACIÓN FINANCIERA
 
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PODRÍA UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN FINANCIERA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A LA MISMA.
 
FirstCare/SWLH se compromete a mantener la confidencialidad de su información financiera personal. A los efectos de este aviso, "información financiera personal" se refiere a la información, que no sea de salud, sobre un miembro o un solicitante de cobertura de salud que identifica a la persona, que no se encuentra públicamente disponible, por lo general, y que se obtiene de la misma persona, o que se obtiene en relación con la provisión de cobertura de atención médica para la persona.
 
Información Recopilada por FirstCare/SWLH
 
Recopilamos información financiera personal sobre usted de las siguientes fuentes:
 
La información que recibimos de usted en las solicitudes u otras formas, tales como nombre, dirección, edad y número de Seguro Social; la información de un informe de consumidor y la información recopilada a través de un dispositivo de recolección de datos desde un servidor web de Internet; e información sobre sus transacciones con nosotros, nuestros miembros u otros, tales como información de saldo de cuenta e historial de pago de primas.
 
Divulgación de Información por FirstCare/SWLH
 
FirstCare/SWLH no revela su información financiera personal a terceros, excepto cuando sea requerido o permitido por la ley.  En el ejercicio de nuestras prácticas comerciales generales, FirstCare/SWLH puede divulgar información financiera personal sobre usted u otras personas, sin su permiso, a otras entidades cubiertas o socios comerciales para el tratamiento, pago y ciertas operacionales de atención médica.  Esto puede incluir su historial de pago de primas.
 
Confidencialidad y Seguridad
 
FirstCare/SWLH restringe el acceso a su información financiera personal a nuestros empleados y proveedores de servicios que están involucrados en la administración de su cobertura de atención médica y la prestación de servicios para usted. Contamos con medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento que cumplen con las normas federales para proteger su información financiera personal. Llevamos a cabo auditorías regulares para garantizar un manejo y procesamiento adecuado y seguro a la información.
 
Su Derecho a Acceder y Corregir Información Personal
 
Es posible que tenga derecho a solicitar el acceso a la información financiera personal que registramos sobre usted. Su derecho incluye el derecho a conocer el origen de la información y la identidad de las personas, instituciones o tipos de instituciones a las que hemos divulgado dicha información durante de los dos años anteriores a su solicitud. Su derecho incluye el derecho de ver dicha información y copiarla en persona, o solicitar que se envíe una copia de la misma por correo. Si solicita a FirstCare/SWLH la copia y envío por correo, requerimos que incluya el pago de una tarifa de $10.00. Su derecho también incluye el derecho a solicitar la corrección, modificación o eliminación de cualquier información en nuestro poder. Los procedimientos que debe seguir para solicitar el acceso a, o la modificación de, su información son los siguientes:
 
Para obtener acceso a su información: Presente una solicitud por escrito que incluya su nombre, dirección, número de seguro social, número de teléfono, y la información registrada a la que desea acceder. Incluya en la solicitud si desea tener acceso en persona o una copia de la información a ser enviada por correo. Tras la recepción de su solicitud, nos pondremos en contacto con usted dentro de 30 días hábiles para hacer los arreglos necesarios para su acceso en persona o brindar las copias que haya solicitado.
 
Para corregir, modificar o eliminar su información: Presente una solicitud por escrito que incluya su nombre, dirección, número de seguro social, número de teléfono, la información específica en disputa, y la identidad del documento o registro que contiene la información en disputa. Tras la recepción de su solicitud, nos pondremos en contacto con usted dentro de 30 días hábiles para comunicarle ya sea que hayamos realizado la corrección, modificación o supresión, o que nos neguemos a hacerlo, y las razones de la negativa, a las cuales tendrá una oportunidad de apelar.

Envíe las solicitudes por escrito para acceder, corregir, modificar o eliminar la información a:
 
FirstCare/Southwest Life and Health Insurance Company
Administrador de Registros
12940 N. Highway 183
Austin, TX 78750
Teléfono: 1.800.431.7737
Fax: 1.512.257.6016
Correo electrónicocompliance@firstcare.com

Para presentar quejas con respecto a las Prácticas de Privacidad:
HIPAA y Línea de Fraude: 1.800.718.5205
Número de fax: 512.257.6017
Correo electrónico: firstcaresiu@firstcare.com
de los EE.UU. Correo:  FirstCare Health Plans
Attn: Oficial de Privacidad
12940 N. Highway 183
Austin, TX 78750
 
 

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